7 Tipps für die Video-Konferenz: Was ist zu beachten?

In vielen Firmen sind Videokonferenzen inzwischen nicht mehr wegzudenken. Durch die steigende Nachfrage tummeln sich inzwischen viele Anbieter am Markt. Dazu gehören zum Beispiel Skype, GoToMeeting, Microsoft Teams oder Zoom. Ganz gleich welches Tool in Deiner Firma genutzt wird, die Benimmregeln für Videokonferenzen sind gleich. Wir haben für Sie sieben Tipps zusammen­gestellt, auf die Sie achten sollten, damit der Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen bestens funktioniert.

Tipp 1: Eine gute Vorbereitung zählt

Schon Konfuzius wusste: "In allen Dingen hängt der Erfolg von den Vorbereitungen ab." Deshalb prüfen Sie Ihre Technik vor der Videokonferenz. Nicht kurz vor knapp, sondern ruhig ein paar Minuten vor dem Termin. Dann haben Sie noch genügend Zeit, um technische Fehler zu beheben. Stellen Sie vor dem Videocall sicher, dass alles funktioniert und der Akku von Ihrem Laptop oder Ihrem Smartphone aufgeladen ist. Legen Sie auch die Unterlagen für den Termin griffbereit. Dann können Sie im Gespräch schnell darauf zugreifen und müssen nicht erst noch danach suchen.

Tipp 2: Virtuellen Schreibtisch aufräumen

Wenn Sie in dem virtuellen Meeting Ihren Desktop mit Kollegen teilen, solltest Sie ihn vorher aufräumen. Unordentliche und unübersichtliche Desktops mit vielen Icons erwecken keinen professionellen Eindruck oder verraten sogar mehr, als Ihnen lieb ist.

Tipp 3: Tragen Sie Business­kleidung

Auch für das virtuelle Meeting gilt die Businessetikette. Ziehen Sie sich so an, wie Sie auch ins Büro gehen würden. Das gilt mindestens für den Bereich, der von Ihrer Webcam erfasst wird. Es zeigt Respekt und Seriosität gegenüber den Teilnehmern.

Tipp 4: Minimieren Sie Hintergrund­geräusche

Der Klassiker, den sicher jeder schon erlebt hat: Das Handy klingelt, während Sie mit Ihrem Chef über ein wichtiges Thema sprechen. So eine Unterbrechung stört und verärgert auch andere Teilnehmer einer Videokonferenz. Schalten Sie Ihr Telefon vor der Besprechung auf stumm. Reduzieren Sie auch andere Hintergrundgeräusche, um möglichst ungestört zu sein. Stellen Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie selber nicht mehr sprechen. So vermeiden Sie ebenfalls unnötige Hintergrundgeräusche.

Tipp 5: Halten Sie Blickkontakt

Die Gesprächsteilnehmer sollten sich auch bei einem Videocall in die Augen sehen. Daher solltest Du Deine Kamera vor der Videokonferenz so einstellen, dass Sie auf Augenhöhe in die Kamera blicken. So fühlen sich die anderen Teilnehmer angesprochen.

Achten Sie auch auf den Ausschnitt der Kamera: Wählen Sie einen neutralen oder möglichst leeren Hintergrund. Also nicht den vollgestopften Bücherschrank hinter Ihrem Rücken, der lenkt die anderen Teilnehmer eher ab.

Tipp 6: Sprechen Sie klar und deutlich

Es hat sich bewährt, vor dem offiziellen Beginn eines Videocalls zu fragen, ob alle gut hören. Für den Erfolg eines Videomeetings ist es sehr wichtig, von jedem verstanden zu werden. Sprechen Sie langsam und deutlich, damit sich alle Zuhörer verstehen. Vermeiden Sie aber Monologe und lassen Sie die anderen Teilnehmer ausreden. In sehr großen Gruppen hat es sich bewährt, eine Moderatorin oder einen Moderator zu bestimmen und Wortmeldungen über die Chatfunktion anzukündigen.

Tipp 7: Kein Multitasking

Erledigen Sie nebenher keine weiteren Aufgaben, wenn Sie gerade nicht aktiv im Gespräch beteiligt sind. Ihre Kollegen werden es merken und fühlen sich gestört oder noch schlimmer: respektlos behandelt. Fokussieren Sie sich auf die Videokonferenz und folgen Sie dem Gespräch. Erledigen Sie Aufgaben wie das Lesen Ihrer E-Mails besser nach dem Call.