Für mehr Teamarbeit: Diese Tools beflügeln die Kommunikation

Das Angebot an Kommuni­kations­­programmen wächst rasant - genauso wie die Ausgaben der deutschen Unter­nehmen in diesem Bereich. Die Software-Anbieter versprechen eine effizientere Zusammen­­arbeit und einen besseren Austausch innerhalb des Teams. Wir stellen Ihnen die beliebtesten Anwendungen vor. Und verraten Ihnen, was die neuen Formen der Kommunikation für die altbewährte E-Mail bedeuten.

Slack: das Einhorn aus dem Silicon Valley

Der Messaging-Dienst erschien vor sechs Jahren und hat sich zu einem der beliebtesten Tools entwickelt. Laut eigenen Angaben hat das Programm mehr als zehn Millionen tägliche Nutzer. Im Juni 2019 ging Slack als eines der vielver­­sprechendsten Einhörner, also Startup-Unternehmen mit einer Markt­­bewertung von mindestens einer Milliarde US-Dollar, an die New Yorker Börse. Das Herzstück der Software sind die Channels. Das sind Chats, in denen die Mitarbeiter kommunizieren und Dateien verschicken können. Bestimmte Inhalte lassen sich über die Such­­funktion finden. Dadurch soll der interne Austausch effizienter und transparenter werden. Video­­konferenzen und Screen­­sharing gehören ebenfalls zum Funktion­s­umfang, haben allerdings noch mit technischen Schwächen zu kämpfen. Die Beliebtheit ergibt sich auch aus dem Fakt, dass Slack in der Grund­­variante kostenlos ist. Erst bei einer größeren Daten­menge wird der Chatdienst kosten­­pflichtig.

Teams: die Microsoft-Lösung

Im Jahr 2016 existierten Gerüchte, dass Microsoft eine Übernahme von Slack plane. Statt­dessen veröffentlichte das Unternehmen ein Jahr später sein eigenes Konkurrenz­pr­odukt. Auch bei Teams liegt der Fokus auf der internen Kommunikation. Mitarbeiter können in Gruppen Dateien, Nachrichten und Bilder austauschen. Der Vorteil von Teams: Die Software ist Teil des Office-365-Pakets von Microsoft. Dadurch wird es aufgrund der einfachen Integration primär für Unter­nehmen interessant, die bereits auf Produkte wie MS Word, Excel oder PowerPoint setzen. Ein weiterer Vorzug ist, dass Teams sukzessive alle Aufgaben von Skype for Business übernimmt, das Mitte 2021 eingestellt wird. Damit verfügt das Programm über eine leistungs­­starke Audio- und Video­­konferenz­funktion. Ein Nachteil ist, dass es keine kosten­lose Variante gibt. Sowohl in der Einzel­­version als auch im Office-Paket fallen Gebühren an.

Trello: Projektmanagement als Plug-in

Trello ist ein Projekt-Management-Tool, mit dem verschiedene Aufgaben auf sogenannten Boards organisiert werden können. Ein Board besteht aus verschiedenen Listen, in denen To-do-Übersichten oder Dateian­hänge eingefügt werden können. Jedes Gruppen­mitglied hat die Möglichkeit, den Stand des Projektes einzusehen und eigene Ideen einzufügen. Unser Tipp: Verwenden Sie Trello in Verbindung mit einem der vorgestellten Kommunikations­tools. Die Software kann sowohl in Slack als auch in Teams integriert werden. Dadurch wird das Trello-Board nicht mit diversen Kommentaren und Hinweisen überladen, sondern bleibt übersichtlich und effektiv. Anmerkungen und Änderungs­vorschläge können die Gruppen­mitglieder im Chat des Kommunikations­programms diskutieren. Durch diese Kombination lassen sich die stärksten Funktionen aus beiden Tools verbinden.

Mattermost und Rocket.Chat: sichere Open-Source-Alternativen

Slack und Teams speichern Ihre Daten auf den jeweiligen Unternehmens­servern. Für beide Anbieter hat die Sicherheit bei der Übertragung einen hohen Stellenwert. Für Unternehmen, die jedoch die volle Kontrolle über ihre Daten haben wollen, bieten sich Open-Source-Produkte an. Denn diese lassen sich auf den firmen­internen Servern installieren. Durch den öffentlichen Quelltext kann ein Programmierer die Software zudem auf die jeweiligen Arbeits­abläufe zuschneiden. Für Firmen mit eigener IT-Abteilung ist das eine interessante Möglichkeit. Zwei Beispiele sind die Dienste Mattermost und Rocket.Chat. Beide Programme setzen auf Team-Channels, innerhalb derer die Mitarbeiter kommunizieren. Die Anwendungen sind in der Grund­variante kostenlos. Erst bei einer größeren Unternehmens­struktur kostet Mattermost Geld.

Die E-Mail: der Klassiker auf dem Prüfstand?

Die vorgestellten Programme haben gemeinsam, dass sie ein anderes Verständnis von Kommunikation voraussetzen. Ein Mail-Postfach ist wesentlich isolierter als die neuen Tools. Und dem Teilen von Informationen stehen lange Verteiler­­listen und komplizierte Anhangs-Funktionen im Weg. Die Teamarbeit wird dadurch intransparenter. Das bedeutet aber nicht, dass diese Kommunikationsform verschwinden wird. Weltweit verschicken Angestellte etwa 130 Milliarden Geschäftsmails - und das jeden Tag. Vor allem, wenn es um externe Kommunikation mit Kunden oder Partnern geht, ist die E-Mail die bevorzugte Wahl. Denn sie wird aktuell als das professionellste und verbindlichste Kommunikations­mittel angesehen.

Wenn es um die Verbesserung der internen Kommuni­kation geht, sollten sich Unter­nehmen mit anderen Tools neben der Mail beschäftigen. Eine neue Software kann für mehr Effizienz und Transparenz und somit auch für eine höhere Motivation in der Beleg­­schaft sorgen. Entscheidend für die erfolgreiche Einführung eines innovativen Programmes ist die Schulung der Mitarbeiter, damit sie mit dem jeweiligen Tool auch richtig arbeiten können. Auch Vorbilder in der Führungs­­etage und technisch versierte Kollegen sind von Bedeutung. Denn wichtig für die Effektivität der neuen Anwendung ist, dass alle Mitarbeiter den Dienst benutzen und verstehen.